/ / Darījumu korespondences noteikumi pa e-pastu. Biznesa vēstule: paraugs. Kā nosūtīt e-pastu pa e-pastu

Darījumu korespondences noteikumi pa e-pastu. Biznesa vēstule: paraugs. Kā nosūtīt e-pastu pa e-pastu

Pēdējo desmit gadu laikā biznesa korespondenceizmantojot e-pastu, ir guvusi milzīgu popularitāti un ir kļuvusi par vienu no galvenajiem biznesa komunikācijas veidiem. Šodien ir grūti atrast tādu personu, kas nelietotu e-pastu starppersonu komunikāciju praksē. Neskatoties uz to, šodien daudziem rodas jautājums: kā nosūtīt vēstuli pa e-pastu, lai tiktu ievēroti visi noteikumi? Kā izmantot literāru vēstuli, lai adresātam radītu labu iespaidu par sūtītāju?

Šajā rakstā ir izklāstīti uzņēmējdarbības noteikumikorespondence pa e-pastu, kā arī rakstā sniegtie praktiskie padomi palīdzēs jums uzzināt pareizu biznesa komunikāciju, veidojot e-pastu.

Daudzi sāk savu dienu arpastkastes pārbaude jaunām ziņām. Bet, diemžēl, neskatoties uz izplatību šo metodi, informācijas apmaiņas, daudzi cilvēki nezina, kā pareizi lietot valodu biznesa korespondences, ņemot e-pastus, lai neformālā veidā sazināties.

Pateicoties e-pasta ziņojumu piegādes ātrumampasts atvieglo apmaiņu svarīgu oficiālu dokumentu, veidlapas, pieteikumus, bet šeit cilvēki kļūdīties sūtot e-pastiem. Ļoti bieži gadās, ka, gatavojot e-pasta apmaiņu ar jebkādiem failiem adresātam jebkādu iemeslu dēļ, neveido pievienotos esejas un neatbilst tēmu, kas varētu sarežģīt darbu saņēmējiem. Šī raksta mērķis, lai atbildētu uz jautājumu: kā nosūtīt e-pastu, un ievērot visus noteikumus uzņēmējdarbības rakstīts komunikāciju, izmantojot e-pastu?

Sastādot e-pastu, jāaizpilda visi iesniegtie lauki

Darījumu korespondences noteikumi pa e-pastupieprasa sūtītāja aizpildīt visus laukus uz e-pastā, piemēram, adresi un nosaukumu, saņēmēja un sūtītāja. Noteikti raksturojiet tēmu, kas īsi apraksta nosūtāmās vēstules būtību. Ļoti bieži no pareizi aprakstītās tēmas atkarīgs no nosūtītās vēstules liktenis un tajā norādītās problēmas risinājuma ātrums. Uzņēmuma e-pasta adresei vajadzētu sākt ar sveicienu - šis vienkāršais adreses cieņas atspoguļojums sarakstā ir ļoti svarīgs. Pēc tam, kad sveiciens būtu jāievēro ar tekstu, ko sauc par "ķermeņa burtu," un beigās atstāja parakstu, piemēram, "laba vēlējumiem, Brice Pēteris Ivanovičs."

kā veikt biznesa korespondenci pa e-pastu

Sveiciens biznesa korespondencē

Šajā brīdī ir jāturpina asinātjūsu uzmanību, jo cieņas žests ir ļoti svarīgs jebkurā biznesa komunikācijas aspektā. Optimāla sveiciena frāze ir "Laba diena" vai "Sveika". Darījumu korespondences vadīšana pa e-pastu ierobežo sūtītāju, izmantojot frāzes "Labā vakara" vai "Labrīt", jo saņēmējs var lasīt vēstuli daudz vēlāk nekā to saņēmis. Tāpat nav pareizi izmantot svešzemju izteicienu apsveikumu, kas tiek izmantoti neoficiālā saziņā.

Pēc vārda vai frāzes sveicieniemvajadzētu sazināties ar saņēmēju pēc nosaukuma un tēvvārds, kā tad, ja nosaukums sūtītāja nav zināms, šis punkts var tikt izlaisti. Pēc sveiciena vārda jūs varat sākt paziņojumu par vēstules mērķi.

Pievienotie faili biznesa korespondencē pa e-pastu

Ja vēstules galvenais mērķis ir ne tikairakstisks stāstījums un jautājuma būtības izklāsts, bet arī faila nosūtīšana, vispirms ir vispirms jāpievieno nosūtītais objekts. Bieži gadās, ka daudzi sūtītāji, raugoties no neuzmanības, vēstules tekstā norādot jautājuma būtību, aizmirst piesaistīt nepieciešamos ieguldījumus. Šāda neuzmanība var negatīvi ietekmēt biznesa vēstules sūtītāja uzņēmējdarbības reputāciju.

biznesa korespondences piemēri

E-pasta adresei jābūt atpazīstamai un kodolīgai

Darījumu korespondences noteikumi pa e-pastuuzliek sūtītājam pienākumu saņemt atpazīstamu elektronisko nosaukumu, kuram patiešām jābūt patiesai informācijai par sūtītāja vārdu. Ļoti lakoniski un muļķīgi izskatās oficiāli burti un adreses, kad elektroniskā adrese norāda neformālas izteicienus vai vārdus, piemēram, elektronisko adresi "limon_petya". Tas izskatās ļoti nepieņemams pieaugušajam. Lai veiktu biznesa korespondenci, labāk ir izveidot atsevišķu e-pastu un sekot biznesa korespondences etiķetei pa e-pastu.

Izmantojot ātro atbildes funkciju (atbilde), lai atbildētu uz iepriekš saņemtajiem e-pasta ziņojumiem

Atbildes vai atbildes funkcija (saīsinātā formāšķiet, ka Re :) palīdz lietotājam ātri reaģēt uz iepriekš nosūtītajiem ziņojumiem no sūtītāja. Šai funkcijai ir arī universāla iespēja lasīt iepriekšējo saraksti ar sarunu biedru konkrētajai tēmai. Bet biznesa korespondences noteikumi pa e-pastu uzliek sūtītājam pienākumu pārdēvēt biznesa vēstules tēmu, ja sarakstes laikā tiek mainīta diskusijas būtība.

Pirms biznesa vēstules nosūtīšanas jums jāpārbauda pareizrakstības kļūdas un pieturzīmes

E-pasts vienkāršo informācijas apmaiņu, betkad biznesa korespondence nav vērts noliegt krievu valodas noteikumus, jo nolaidības dēļ kļūda var ietekmēt nosūtītāja uzticamību. Pirms burta sūtīšanas jums tekstu jāpārskata vairākas reizes un rūpīgi jāpārbauda, ​​vai nav redzamas orogrāfiskās un pieturzīmes. Daudziem e-pasta klientiem ir pareizrakstības pārbaudītāja funkcija, tādēļ pievērsiet uzmanību vārdiem, kurus pasvītro sarkanā līnija. Ja jums ir šaubas par pareizrakstību pareizrakstības, jums vajadzētu lūgt palīdzību internetā vai pārbaudīt pareizrakstību ar pareizrakstības vārdnīcu.

biznesa korespondences etiķete pa e-pastu

Galamērķa lauks jāaizpilda pēdējā vietā

Lai izvairītos no nepabeigtu vaiNegodoti burti, biznesa vēstules saņēmēja adrese jāievada pēdējā brīdī pirms nosūtīšanas. Šis noteikums ir iekļauts arī biznesa korespondences pamati e-pastā. Tā notiek tā, ka, aizpildot saņēmēja lauku, e-pasts var piedāvāt sarakstu ar iepriekš izmantotajiem adresātiem, šeit arī viņiem jāpievērš uzmanība, lai nepareizi nosūtītu apkopoto biznesa vēstuli ārējam adresātam.

Biznesa vēstules strukturēšana

Piemēro teksta strukturēšanas noteikumusne tikai papīra nesējiem, bet arī biznesa korespondences noteikumiem pa e-pastu. Adresāta ne vienmēr ir ērti lasīt lielu teksta ziņojumu apjomu monitora ekrānā. Lai vienkāršotu šo punktu, ir nepieciešams pārtraukt tekstu loģiski veidotos mazos punktos un neļaut komplicētus teikumus rakstīt biznesa vēstuļu tekstā. Viena teikuma optimālais ilgums biznesa vēstulē nedrīkst pārsniegt piecpadsmit vārdus.

Biznesa vēstules būtība ir jānorāda pēc būtības

Papildus biznesa vēstules priekšmeta saņēmējamBūtu jāņem vērā arī galvenā teksta pirmais un otrais teikums. Sūtītāja uzdevums vēstules sākumā ir norādīt problēmas vai jautājuma būtību, uz kuru viņš vēršas pie saņēmēja. Pirmajā teikumā jānorāda mērķis, kādā tiek nosūtīta biznesa vēstule. Paraugs: "Mēs informējam, ka beidzas saistību nosacījumi saskaņā ar līgumu Nr. 45, kas stājās 02.01.2017." Par biru materiālu piegādi ". Lai atjaunotu līgumu, jums jāiesniedz otrs dokumentu pakete. " Sakarā ar šo mērķi saņēmējam ir iespēja izprast biznesa vēstules galveno ideju. Ja burta teksts ir pārāk liels, tad objekta pievienošanas funkciju ir labāk izmantot kā pielikumu teksta dokumenta formā, bet ar teksta lauku jums jāatstāj pievienotā eseja, kas izgaismo biznesa vēstuli. Paraugs: "Mēs nosūtām jums elektronisko kopiju no uzņēmuma Makstroy LLC vēstules par jūsu atsauksmi. Mēs lūdzam jūs informēt savu lēmumu par līguma Nr. 45 pagarinājumu no 2010. gada 2. janvāra "Par lieko materiālu piegādi" līdz vēstulē norādītajam termiņam. "

Katram biznesa e-pastam ir jāatbild

Ir negatīvi uzņēmējdarbības piemērikorespondence, ja saņēmējs kādu iemeslu dēļ ignorē biznesa vēstuli. Dažreiz var rasties gadījumi, kad atbildi nevar sniegt konkrētu situāciju dēļ, piemēram, problēmas risināšanas laiks var ilgt vairākas dienas vai saņēmējs domā un nevar tūlīt atbildēt uz uzdoto jautājumu. Šajā gadījumā tam vajadzētu īsi komentēt, piemēram, "Sveiki, Pēteris Ivanovičs. Es saņēmu jūsu vēstuli, bet līdz šim man ir grūti atbildēt, jo man ir jākonsultējas ar augstāko vadību. Es paziņošu par problēmu mūsu uzņēmuma izpilddirektoram un nedēļas beigās sniegs oficiālu atbildi. Ar cieņu, pārdošanas vadītājs Belov Ivan Gennadievich. "

biznesa korespondence pa e-pastu

Ir vērts atcerēties, ka, ja atbilde netika sniegta trīs darba dienu laikā, tad biznesa vēstules saņēmēja klusumu var novērtēt kā ignorēšanu un atteikšanos sazināties ar sūtītāju.

Sastādot atbildes vēstules, uz visiem jautājumiem jāatbild

Ja adresātam nosūtīta vēstule ir saņēmusinopratināšanas dabu, sagatavojot vēstules vajadzētu sniegt atbildes uz jautājumiem, uz prioritāšu, kas ir klāt iegūtajā tekstā biznesa vēstules. Ja ir uzdoti jautājumi, sūtītājs cer saņemt konkrētas atbildes uz tiem. Rakstot vēstuli, atbildes nevajadzētu numurēt, jums vienkārši ir jāidentificē ideja. Lai atbildētu uz visiem šiem jautājumiem, vispirms ir nepieciešams pārlasīt vairākas reizes saņēma uzņēmuma vēstuli, un, ja ir pārāk daudz jautājumu, tas ir labākais, lai rakstītu tos atsevišķi, lai izvairītos no trūkst. Ja jūs nevarat sniegt atbildi uz kādu no šiem jautājumiem, ir nepieciešams norādīt, ka tajā brīdī, kādu iemeslu dēļ, atbilde nevar sniegt.

biznesa korespondences pamati pa e-pastu

Neizmantojiet saīsinājumus, emocionālo dizainu un lielos burtus

Ir negatīvi uzņēmējdarbības piemērisaraksti, kad sūtītāji to atšķaida, izmantojot neformālas zīmes smaidu formā. Viņu lietojumprogramma ir populāra, sazinoties sociālajos tīklos, bet darījumu korespondences noteikumi neatbalsta šādas emociju izpausmes, jo saņēmējs var nezināt viņu īsto nozīmi un ņemt tos uz nesaprotamu pieturzīmju kļūdas.

biznesa korespondences piemēri

Arī ir jāatsaka teksta rakstīšanaar lielajiem burtiem. Internetā kopums vārdu raksta ar drukātiem burtiem sauc par "kliegšana frāzes", un šādas frāzes bieži veic negatīvu krāsu. Saņēmēja lasot elektronisko uzņēmējdarbības vēstuli var uzskatīt par negatīvu fonts kas būs kaitīga uztveres nozīmi. Gadījumā, biznesa vēstules ir nepieciešams, lai uzsvērtu, cik svarīgi punktu, labāk izmantot ievada frāzes, piemēram, "Lūdzu, ņemiet vērā, ka jums ir nepieciešams, lai nodrošinātu dokumentu paketi par pagarināt līgumu ne vēlāk kā 10/02/2017 gadā" vai "Lūdzu, ņemiet vērā, ka dokumentus līguma pagarināšana jāiesniedz līdz 2017. gada 10. februārim. "

Nenosūtīt konfidenciālu informāciju pa e-pastu

Nosūtīt personīgu vai konfidenciālu informācijuInformāciju par to, ka ir labāk pamest e-pasta kastes, jo uzbrucēji draud tos pārtvert, lai tos izmantotu savos algotā darbos. Šāda informācija var ietvert: tālruņa numurus, paroles kredītkartes, personīgo bankas kontu uc Ir svarīgi atcerēties, ka informācija tiek glabāta uz servera pasta aģentu un gadījumā, ja hakeru var nozagt ...

Vēstules beigās jābūt sūtītāja parakstei

Kā jau minēts, katrs nosūtītsvēstulē jābūt īpašam parakstam. Bieži pastkastes izstrādātāji ievada paraksta bloka funkciju, kurā varat ievadīt savus datus par amatu, vārdu un kontakttālruņa numuru. Pēc tam šis bloks tiks automātiski parādīts katras vēstules beigās, tādējādi vienkāršojot rakstīšanu. Ir svarīgi pareizi sagatavot parakstu, lai saņēmējam, atbildot uz vēstuli, būtu iespēja pareizi adresēt sūtītāju. Parakstu piemērs var izskatīties šādi: "Ar cieņu, pārdošanas vadītājs Nikolajs Petrovs, +79810000000".

biznesa korespondences noteikumi pa e-pastu

Izdarot secinājumus, var atzīmēt, ka,Lai saprastu, kā veikt biznesa korespondenci pa e-pastu, jums nav nepieciešams apgūt papildu un sarežģītus elementus. Jāievēro tikai etiķetes pamatnoteikumi un jāievēro krievu valodas normas.

Lasīt vairāk: