/ / Biroja vadītāja pienākumi

Biroja vadītāja pienākumi

Bieži vien, jo īpaši mazās organizācijās,biroja vadītāju sauc par parasto sekretāru. Šis raksts izklausās daudz pārliecinošāks, bet tas, ka biroja vadītāja pienākumi atšķiras no sekretāriem (lai gan tiem, protams, ir daudz kopīgas), rets kāds rūpējas par šo lietu reti.

Kāda ir šī darba ņēmēja atbildība? Pirmkārt, biroja vadītāja pienākumos ietilpst strādāt ar dokumentiem. Darbinieks pieņem ienākošo korespondenci, reģistrē to, nosūta to adresātam, ja nepieciešams, to nosūta arhīvam. Viņš arī pieņem citu darbinieku pieteikumus, nodod tos izpilddirektora parakstam, apliecina ar zīmogu un pēc tam atdod tos atpakaļ. Biroja vadītāja pienākumos ietilpst darbs ar iekšējo dokumentāciju: pasūtījumu izdruka un to reģistrācija, uzglabāšana, nosūtīšana uz arhīvu un grāmatvedību, darbs ar izejošo korespondenci. Vajadzības gadījumā viņam vajadzētu būt iespējai strādāt ar jebkuru biroja iekārtu: faksa aparātu, skeneri, kopētāju, kā arī drukāt un drukāt dokumentus. Biroja vadītāja pienākumos ietilpst arī telpu prezentāciju sagatavošana, sanāksmju protokolu glabāšana, sanāksmju un viesu uzņemšana un uzņēmuma klientu apkalpošana.

Bieži darbinieks ir jārisinatradicionālie sekretariāta pienākumi: no uzaicinātajiem partneri vai pārvaldniekiem viesnīcās, kas rezervē telpas, aviobiļetēm un vilcienu biļešu izplatīšanu. Atkarībā specifiku uzņēmuma un biroja pati, vadītājs var būt pārstāvis jūsu uzņēmuma biznesa sarunu, un pilda pienākumus personāla vadītājs: meklēt jaunu darbinieku, izveidojot stimulus un izglītības programmām, projektēšanas darbu. Dažreiz viņš nodarbojas ar informācijas tehnoloģiju ieviešanu, jaunu programmu izstrādi.

Biroja vadītāja pienākumos ietilpst zināšanas:

  1. Likumdošanas akti un regulas, kas reglamentē uzņēmuma juridisko, informatīvo un uzņēmējdarbības darbību.
  2. Vadīšanas, mārketinga, uzņēmējdarbības un biznesa pamati.
  3. Socioloģijas, psiholoģijas, biznesa komunikācijas ētikas pamati, darbs ar personālu un sabiedrību.
  4. Biznesa priekšlikumu, ziņojumu, plānu, līgumu un līgumu sastādīšanas procedūra.
  5. Vadīšanas pamati, ergonomikas un darba aizsardzības pamati.

Papildus uzskaitītajiem uzdevumiem, pienākumiDarbības pārvaldnieks ietver inventarizācijas biroju un programmatūra, kas nepieciešama, lai palaistu palīgmateriālu (kancelejas preces, papīrs un citi aksesuāri), kas ir nepieciešami, lai darbu darbiniekiem. Arī viņam ir pienākums glabāt uzskaiti par šiem materiāliem, lai nodrošinātu to izsniegšanai, lai noteiktu, kā iegūt, organizēt un sekot maksājumus par piegādēm. No biroja vadītāju pienākumi ir uzraudzīt stāvokli biroja iekārtu, kas ietver: operatīva izaicinājums apgūt remontu, savlaicīgu nomaiņu palīgmateriālu (piemēram, patronas), ja tas nav iespējams, lai labotu - nomaiņu biroja iekārtām.

Atkarībā no pieņemtajiem noteikumiem uzņēmumā, un tāBiroja vadītāja lielums vai nu pieņem zvanus un faksus, novirza tos uz pareizo darbinieku, sūta faksus un piezvana klientus un partnerus, vai kontrolē sekretāru darbu, tostarp pārraugot viņu runas kultūru. Arī biroja vadītāja pienākumos ietilpst paša biroja sanitārā stāvokļa uzraudzība, regulāru remontu organizēšana, tehniskā personāla izsaukšana, lai novērstu problēmas (piemēram, lukturu nomaiņa vai nolaišanas slēdži).

Kopumā šis saraksts var palielināties vaikas jāsamazina atkarībā no darba vietas. Tāpēc intervijas posmā ir jājautā, ko strādā biroja vadītājs (šī uzņēmuma darbinieka pienākumi).

Lasīt vairāk: