Dokumentu klasifikācija: pamatkritēriji

Lai viegli saprastu daudzusdokumentiem, izstrādājuši īpašus noteikumus to sastādīšanai un projektēšanai, dažādām klasifikācijām, kā arī atbilstošām formām un metodēm, kā tos sadarboties.

Jāatzīmē, ka dokumentu klasifikācijair ārkārtīgi svarīgs, jo tas palīdz izcelt to specifiskās īpašības un ļauj tos vislietderīgāk izmantot. Tas ir viens no vecākajiem un līdz galam nepabeigtām problēmām, kuru attīstība sākās tikai 1960. gadu beigās. Vairums pieeju dokumentācijas izplatīšanai atsevišķām grupām iepriekš bija saistītas tikai ar specifiskām pazīmēm attiecībā uz darbības jomu vai konkrētu zinātni. Un tikai nesen bija daudzšķautņaina dokumentu klasifikācija, kuras pamatā bija informācija un materiālu komponenti.

Visus dokumentus var sadalīt atbilstoši šādiem kritērijiem:

1 To darbības apstākļi telpā un laikā. Ņemt vērā regularitāti publikācijas (periodiski un bez periodiskā), izcelšanās laiks (sākotnējā, oriģinālu, kopēt, pavairot) ražošanas vietā (reģionālā, valsts vai ārvalstu);

2. Informācijas komponents.

• pievērsiet uzmanību informācijas vispārējam saturam un līmenim (primārajai un sekundārajai dokumentācijai);

• dokumentu klasifikācija ietver reģistrētās informācijas izmēru attiecībā uz izmēru (formātu) un lappušu skaitu (apjomu);

• atdalīšana atkarībā no tā, kā tiek uztverta informācija (dokumentus var lasīt kāda persona vai pieprasīt speciālu tehnisko aprīkojumu);

• šī dokumentu klasifikācija ietver arī ikonu līdzekļus, pēc kuriem tiek reģistrēta informācija (teksta un ārpus teksta formas);

• izmantojot datu ierakstīšanas metodi, tiek nošķirti rokāmpiedi, apdrukātie, mehāniskie, magnētiskie, fotogrāfiskie, optiskie, lāzera un elektroniskie dokumenti.

3. Materiāls, kas ietver noteiktus kritērijus (piemēram, informācijas nesēja materiālu, kā arī tā formu un dizainu).

Ir vērts atzīmēt, ka atsevišķu grupu dokumentācijas izplatīšana pēc satura un formas ļauj jums efektīvāk organizēt darbu ar to.

Jāatzīmē, ka līdz šimir arī atbilstoša grāmatvedības dokumentu klasifikācija, kurā ņemts vērā to saturs, sastādīšanas vieta un kārtība, mērķis, kā arī izmantošanas veids.

Šī grāmatvedības dokumentu klasifikācija ietver šādus iedalījumus:

• atkarībā no mērķa - administratīvās un izpildvaras, grāmatvedības formalitātes vai apvienotas;

• apkopojuma secībā - primārais un kopsavilkums;

• iekšējie un ārējie dokumenti;

• pēc lietošanas veida - vienreizējai un uzkrājošai;

• atkarībā no satura - naudas, norēķinu un materiālu.

Man jāsaka, ka šī klasifikācija ietverdaudzi kritēriji un ir ļoti plašs, tādēļ katrs dokuments ir saistīts ar dažādām grupām vienlaicīgi, bet to var raksturot ar noteiktām pazīmēm un izmantot tikai attiecīgajā jomā.