Dokumentu aprites automatizācija uzņēmumā. Dokumentu pārvaldības un dokumentu pārvaldības programma

Darba plūsmas automatizācija irpasākums, ko izmanto gandrīz visi mūsdienu uzņēmumi. Pat mazie uzņēmumi strādā ar daudziem dažādiem dokumentiem, ieskaitot vēstules, budžetus, rēķinus, līgumus un dažādas prasības. Tieši šī iemesla dēļ, ka gandrīz katrs moderna organizācija cenšas izmantot šo pasākumu, kā darbplūsmas, kas ir paredzēta rēķina pilnīguma un datu saglabāšanu, viegli atrast un uzglabāt dažādu informāciju, un ierobežot optimizāciju laiku, kas vajadzīgs, lai tās apstiprināšanai.

Kāpēc tas ir nepieciešams?

Praktiski kādā uzņēmumā darbinieki tērēdaudz laika, lai atrastu pareizo informāciju, un statistika daiļrunīgi saka, ka tas aizņem pusi no darba laika. Tas arī notiek, ka jums ir jāizveido no jauna, nevis no jauna jāpiemēro daži dokumenti, kas pastāv "kaut kur". Tas ir standarts, ir situācija, kurā sākotnējais teksts līgumu ir jurists ar datoru, un žurnālu ierakstus par vērtspapīriem, kas pavada līgumu izpildi, kas izpildīti grāmatvedības sistēmā, rēķini un darbības ir ietvertas finanšu departamenta papīra formā, un sarakste par rīcību līguma darbi ir darbinieku elektroniskajās pastkastēs. Šāda informācijas "paplašināšanās" ārkārtīgi kaitē drošībai, integritātei un konsekvencei, tādās situācijās steidzami jādara darba plūsmas automatizācija.

Ieviest specializētuinformācijas sistēmās tiek atrisināta lielākā daļa problēmu. Piemēram, daži no budžeta sistēma nodrošina iespēju izveidot sistēmu savstarpēji budžetiem, kam seko veidošanās un glabāšanai dažādās versijās šādu dokumentu, kā arī norādi par to statusu. Tādējādi budžeta dokumentu aprites problēma daļēji tiek atrisināta, izmantojot šādas sistēmas.

Tomēr neaizmirstiet, ka mūsdienīgibudžeta sistēma, kā arī grāmatvedības un ERP-sistēma vairumā gadījumu strādā ar strukturētu informāciju, ti, kāda veida datus, kas var tikt izveidoti un glabāti tabulas formā. Saskaņā ar lielākās ekspertu, kopējais datu apjoms jebkuras mūsdienu biznesa strukturētu informāciju sniedz tikai 20%, bet pārējie ir e-pastus, teksta dokumentus, dažādus pārskatus par sarunu un tikšanās, attēlus, utt Diezgan bieži, neveicot studijas nestrukturētu informāciju vienkārši nav iespējams veikt normālu novērtējuma kontektsta, kas ir jau klāt strukturēts. Uzglabāšana, savākšana un šādu datu turpmāko apstrādi nodrošina, izmantojot tādus pasākumus kā darbplūsmas, un satura vadības sistēmas, informācijas sabiedrība.

Kas tas ir?

Izmantojot elektronisko dokumentu vadības sistēmunodrošina organizācijas mijiedarbību starp organizācijas darbiniekiem, pamatojoties uz iesniegtajiem dokumentiem. Atkal 1C dokuments paredz izveidot dokumentu, iespēju pārvietojot tos uz organizāciju un saglabā kontroli pār izpildi, tās izmantojot aprakstīto dokumentu un procesu. Tādējādi elektroniskais dokuments sniedz uzņēmuma milzīgu vairākas priekšrocības, tulkojot viņas darbs ir faktiski jauns līmenis.

Katrs atsevišķs dokuments šādā elektroniskā veidāsistēmai ir raksturīgs viss rekvizītu komplekss, kas to nepārprotami raksturo (gluži bieži tas ir parasts izsaukt šādas komplekta kartes). Karte var saturēt dažādu informāciju, tostarp dokumenta veidu, veidošanas un izmaiņu datumu, autora vārdu, kā arī uzglabāšanas vietu un daudz ko citu. Nākotnē dokumentēšanas vadības sistēma nodrošinās vajadzīgās dokumentācijas uzglabāšanu un izguvi atbilstoši šajā kartē norādītajiem rekvizītiem.

Funkcijas

Elektronisko dokumentu vadība nodrošina organizācijām ne tikai daudz priekšrocību, bet arī paver jaunas iespējas, kas ir svarīgi.

Centralizēta vadība

Neatkarīgi no tā, cik lielair uzņēmums, dokumentu vadības sistēma ļauj ātri mainīt uz tā esošo dokumentu formas. Piemēram, lai mainītu pieteikuma veidlapu par izmaksām dažādiem atbildības centriem, pietiek ar to, lai veiktu noteiktas korekcijas lietojumprogrammas veidnei, kas jau ir saglabāta sistēmā. Pēc tam darbinieki, kuri aizpilda šādus pieteikumus, vairs nevarēs izmantot dokumentāciju par novecojušo veidlapu, jo pieteikums ir pabeigts un nosūtīts caur šo sistēmu.

Dokumentācijas dzīves cikla atbalstīšana

Katrs dokuments, kas tiks nodots unapstrādā jebkurā uzņēmumā, bez kavēšanās izdod vairākus noteiktus posmus. Piemēram, ja runājam par korporatīvo budžetu, vispirms ir jāizstrādā un pēc tam jāapstiprina un jāīsteno noteiktos laikos. Pēc tam dažādus faktiskos un plānotos šī budžeta rādītājus rūpīgi analizē un nosūta uz arhīvu. 1C dokumenta aprite nodrošina stingru kontroli pār dokumentācijas dzīves ciklu, ņemot vērā korporatīvās vides pamatprasības, kā arī dažādās uzņēmējdarbības normas un nozares standartus.

Komandas darbs

Elektroniskā dokumentu vadības sistēmanodrošina daudz vienkāršāku dokumentu kopīgo darbu organizēšanu, un tajā var iesaistīt profesionāļus, kuri atrodas dažādos birojos vai pat dažādās pilsētās.

Sistēma uzglabā daudzusviena dokumenta versijas un papildus tiešajām izmaiņām tās ļauj jums pievienot datus, piemēram, pievienot dažus komentārus un piezīmes, neietekmējot pamatinformāciju, kas tai būtu jāpārsūta.

Konfidencialitāte

Svarīga šāda sistēmu iezīmeir tas, ka tajā pašā 1C darba plūsmu var parakstīt, izmantojot īpašu elektronisko parakstu ar sekojošu šifrēšanu. Pateicoties tam, ja nepieciešams, jūs varat ne tikai apstiprināt šīs vai šīs informācijas autentiskumu, bet arī viennozīmīgi noteikt autoru, kā arī panākt visefektīvāko dažādu datu uzglabāšanas drošību.

Maršrutēšana

Ja elektroniskā dokumentu vadības sistēmadarbinieks, kas piedalās noteiktu vērtspapīru izveidošanā, obligāti saprot, kurš labākais ir šo vērtspapīru pārvedums. Uzņēmuma elektroniskā dokumentu pārvaldība ļauj automātiski pārsūtīt datus pareizai personai.

Maršrutizēšana pati par sevi ir bez maksas unsaspringts Bezmaksas sniedz iespēju dokumentēt virzienu absolūti jebkuru saņēmēju, kā vajadzīgs, bet stingrs nodrošina visprecīzāko regulējumu, bet īpašos gadījumos darbība iepriekš uzstādītas sistēmas dokumentācijā satiksmes noteikumus, var būt nedaudz pauzes (piemēram, ja jums ir nepieciešams, lai nosūtītu dokumentu projektu izskatīšanai kādam ārējam speciālistam).

Piekļuves kontrole

Pastāv vairākas iespējas, kā atšķirtdažādu uzņēmuma darbinieku autoritāte dokumentu pārvaldības jomā. Tātad, kas ir uzlabotas darbplūsma ļauj personai, lai sniegtu pilnīgu kontroli pār datiem ierobežo iespēju rediģēt vai pat atļaut tikai viedokli vai sniegt komentārus par jebkuru failu. Tas ievērojami vienkāršo darbu ar dažādiem datiem, un svarīgākais ir tas, ka tas kļūst daudz drošāks.

Integrācija

Lai nodrošinātu maksimālu integritātiinformācija, kas apritē noteiktā uzņēmumā, elektroniskā dokumentu vadība uzņēmumā nodrošina integrētās sistēmas integrēšanu ar citiem - finanšu, ražošanas, analītiskās uc Pateicoties šādām integrācijas iespējām, modernas dokumentu vadības sistēmas bieži tiek izmantotas kā saikne starp vairākiem programmatūras veidiem.

Dokumenti no visām sistēmām, kas ir loģiski saistītas aršo informāciju parasti sauc par kontekstu. Tas var ietvert papīra saturu vai elektronisko korespondenci, faksus, maksājuma dokumentus, notikumu minusus, videoierakstus vai daudzus citus datus. Kontekstu dokumentam var pievienot manuāli vai pilnībā automatizēt šo procesu atkarībā no rokasgrāmatas preferencēm un vajadzībām.

Piemēram, mūsdienu dokumentu vadības automatizācijas sistēma veidošanas procesā un turpmākās izmaiņas budžetos ļauj izmantot vairākas citas kontekstuālas informācijas:

• visu veidu mārketinga pētījumi par tirgu, tostarp ne tikai pašu, bet arī tie, kas iegūti no ārējiem avotiem;
• dažādi līgumi ar darījumu partneriem (pircēji vai piegādātāji);
• īpaša normatīvā un atsauces dokumentācija;
• papildu dokumentācija, kas atspoguļo jebkādus ierobežojumus vai pieņēmumus (piemēram, inflācija, maiņas kurss un citi dati);
• apspriežu sanāksmju protokolivisas budžeta versijas, kā arī iekļaujot visa veida darba komentārus un komentārus no procesa dalībniekiem (bieži vien šādi dokumenti tiek nosūtīti starp visiem darbiniekiem pa e-pastu un uzglabāti atsevišķi no failiem ar budžeta informāciju).

Lietotājs, kurš darbojas ar budžetuJebkurā brīdī, ja nepieciešams, var apskatīt dažus no iepriekš minētajiem dokumentiem, jo ​​modernās darbplūsmas automatizācijas tehnoloģijas ļauj to izdarīt bez ilgstošām meklēšanām.

Kādas sistēmas mēs izmantojam?

Viena no izplatītākajām programmatūrāmrisinājumus, kurus var atrast Krievijas uzņēmumos, varat sazināties ar Microsoft Outlook komunālajiem pakalpojumiem kopā ar Microsoft Exchange Server. Pirmā lietojumprogramma pamatā ir instalēta gandrīz katrā datorā, bet Exchange Server bieži vien tiek izmantots kā pilntiesīgs e-pasta serveris. Neskatoties uz to, ka uzņēmumi, kas jau pirms kāda laika bija nodrošināt elektronisku dokumenta ieviešana notiks, šādas programmas tiek izmantotas tikai kā platformu e-pastu, pēc dažām centralizētām iestatījumiem pat šo programmatūru var izmantot kā ļoti funkcionālu automatizācijas darbplūsmu gandrīz visām organizācijām .

Šobrīd Krievijas tirgū ir pilnsdesmitiem dažādu sistēmu, ar kurām automatizēta dokumentu pārvaldības automatizācija, un šādu atbalstu piedāvā ne tikai rietumos, bet arī vietējie izstrādātāji. Pat Microsoft papildus iepriekš minētajām programmām piedāvā vairāk rīku, piemēram, Content Management Server vai SharePoint Portal Server.

Visspēcīgākais starp visām esošajām sistēmāmTas tiek uzskatīts par Documentum, bet galvenokārt lielie uzņēmumi izmanto šo automatizācijas procesu. Darbplūsmas dažu uzņēmumu rēķina automatizētas programmatūras Lotus Notes paketi, bet daudzi to sauc par sava veida "dizainers programmētājiem", kas izveidota, pamatojoties uz tās pilnīgu sistēma ir diezgan grūti.

Kādas ir atšķirības starp krievu un rietumu sistēmām?

Ja mēs runājam par galvenajām atšķirībām starpiekšzemes un ārvalstu komunālie pakalpojumi, tie sastāv no pieejamās mērogojamības. Piemēram, ja Rietumu izstrādātāju sistēmas var funkcionēt gandrīz jebkurā operētājsistēmā, vietējie tiek galvenokārt izstrādāti tikai vienai no tām, un, protams, tas bieži vien ir Windows. Rietumu sistēmas ir konfigurētas, lai izmantotu jebkuru DBVS. Šādi Krievijas sistēmu ierobežojumi var ievērojami sarežģīt iespēju izveidot starpplatformu integrētus risinājumus.

Attiecībā uz funkcionalitāti, galvenā atšķirībair tas, ka Rietumos automatizējot dokumentu ražošanu un dokumentu apriti, veic vairākas programmas, kuras var ražot ar vienu zīmolu, bet tajā pašā laikā tas ir paredzēts dažādiem mērķiem. Piemēram, Documentum piedāvā vairākus atsevišķus produktus, kas tiek izmantoti pilnīgai automatizācijai, kā arī integrācija ar ERP sistēmām, dizaina un darbplūsmas atbalsts uc Vairums Krievijā izstrādātas programmatūras ir domātas konkrētas problēmas risināšanai.

Ir arī vērts atzīmēt, ka būtiska atšķirībaslēpjas abu pušu pieejā tam, kāda ir darbplūsmas automatizācijas sistēma. Rietumu sistēmas ir vērstas uz pilnīgas automatizācijas un pēctecības atbalsta sniegšanu dažādiem uzņēmuma noslēgtajiem biznesa procesiem, savukārt lielākā daļa vietējo programmu automatizē tikai noteiktas funkcijas.

Rietumu sistēmu izmaksas ir apmēramsvārstās no $ 400 līdz $ 1000 par katru darba vietu, neskaitot izpildes izmaksas, programmas un aprīkojumu, kas nepieciešams, lai nodrošinātu normālu elektronisko darbplūsmu. Īstenošana pati par sevi bieži maksā apmēram pusi no parastajām licenču izmaksām, jo ​​biežāk programmas darbplūsmas automatizācijai tiek īstenotas ar dažādām daļām, bet dažos gadījumos cena ir lielāka. Viens no visgrūtākajiem vienmēr ir finanšu dokumentu automatizācijas projekts, jo šādu projektu īstenošanas cena ir aptuveni 2-3 reizes lielāka nekā licenču izmaksas.

Vietējās programmas tiek pārdotas par cenu$ 200-600 par katru darba vietu, turklāt papildus programmām un dažādām iekārtām tiek ņemtas vērā izmaksas. Galu galā salīdzinošās izmaksas tiek aprēķinātas tāpat kā Rietumu sistēmās.

Funkcijas

Vairumā gadījumu kāAutomatizācijas prioritārās jomas ir procesi, kas saistīti ar dokumentu saskaņošanu, piemēram, budžetu sākotnējās apkopošanas un turpmākās īstenošanas process. Tomēr daudzas komandas tagad izmanto biroja automatizāciju un dokumentu pārvaldību, tas ir, ar izejošo un ienākošo dokumentu reģistrēšanas procedūrām.

Ievads elektroniskajā sistēmā navbūtiskas atšķirības no citu automatizētu sistēmu ieviešanas, tāpēc ir vērts tikai izcelt šī projekta īpatnības.

Uzņēmumu krātuves izveide

Dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešana 2008. GadāJebkurā gadījumā tas paredz izveidot kādu korporatīvo repozitoriju, kurā tiks glabāta visa dokumentācija. Šādas krātuves loģiskā struktūra, drošības politikas izstrāde un turpmāka īstenošana, kā arī dokumentu glabāšanas hierarhija prasa visaugstāko pamatīgumu, un tā ir jāveic projekta īstenošanas sākumposmā.

Jāņem vērā, ka uzglabāšanas funkcijavar atvērt dizaina sākumā, tādēļ sākotnējā posmā jūs varat pārvietot visus dokumentus no pašreizējām uzglabāšanas vietām uz vienu uzņēmuma krātuvi. Tādēļ lietotāji var iepazīties ar dažām sistēmas pamatfunkcijām, un paralēli mācīties un izmantot to. Lai paātrinātu darbinieku pielāgošanos ieviestajām sistēmām, var tikt izmantotas pakalpojumu funkcijas, piemēram, izmaiņu paziņošana dokumentācijā, jaunu dokumentu parādīšanās u.tml.

Tādējādi, darbplūsmas automatizācijai ir nepieciešams jebkurš mūsdienu uzņēmums, kura mērķis ir attīstīt un uzlabot savu darbu.