Kāds ir biznesa process? Attīstība, modelēšana, biznesa procesu optimizācija

Mūsdienās arvien vairāk tiek izmantotas uzņēmumu vadības metodesaizņemties ārvalstu metodes un tehnoloģijas. Un ne tāpēc, ka tas ir moderns, bet gan tāpēc, ka tas ir ērti un efektīvi. Viena no šīm metodēm pārtrauc visu parasto darbu elementārās sastāvdaļās, un pēc tam sīki apraksta katru iegūto biznesa procesu. Tas aizņem daudz laika, bet secināja shēma ļauj atrast un vājās puses, pārāk uzpūsts pienākumi un uzdevumi skaidri. Pēc tam, kad pavadīts laiks, vadība var nodot daļu savas atbildības hierarhijas ietvaros, atbrīvojot laiku stratēăiskajai plānošanai.

Dzīvo saskaņā ar plānu

Vēl viena lieta ir tā, ka uzņēmumu darbinieki bieži vien navsaprot šīs procedūras vērtību un neapmierina vadības vēlmi noteikt galvenos biznesa procesus. Tomēr arvien vairāk ir jāsaprot katras vienības elementārās darbības un pat darbinieka modelēšana un apraksts. Vēl sliktāk, ja uzņēmuma darbiniekiem ir darbinieki, kuri studē uzņēmuma biznesa procesus. Viņi pastāvīgi jautā par kaut ko, novērš uzmanību un visādā ziņā kavē visu personāla tiešo funkcionālo pienākumu izpildi. Ko man darīt?

Sāksim no tālienes. Katru rītu, pirms vairums no mums, uzdevums ir nākt strādāt. Lai to veiksmīgi atrisinātu, jums ir jāiet klajā laikā, jāapvieno un jāņem kāda veida transports (neatkarīgi no tā, vai tā ir privāta automašīna vai metro mašīna). Tad katru komponentu var iedalīt vēl mazākās procedūrās: lai pamodosies laikā, jūs varat iestatīt modinātāju, un jūs varat prasīt, lai kāds jūs pamodos utt. Neskatoties uz risinājuma metodi, tiks sasniegts rezultāts (savlaicīga pamošanās). Bet pieaugums, maksa un darba veids atšķiras ar risinājuma metodi un gala rezultātu. Faktiski mēs nonācām pie pirmās definīcijas.

Kāpēc tas viss ir vajadzīgs

Tātad, biznesa process ir noteiktsvienkāršu darbību secība, kas pārveido resursus par noderīgu galaproduktu. Mūsu dzīves piemērā pastāv trīs dažādi procesi, no kuriem katrs prasa sākotnējo informāciju un pēc noteiktiem manipulācijām dod vēlamo rezultātu. Pāriet uz uzņēmumu. Neatkarīgi no jūsu biznesa katrā kompānijas darbā nosaka profesionālās attiecības darbinieku: informācijas pārraidīšanas, definīciju nepieciešamības produktu, analizējot ražošanas un resursu, utt Un tas ir svarīgi atzīmēt, ka visu iepriekš minēto, ir vērtība tikai tad, ja ir izpildīti trīs nosacījumi ..:

- informācija tiek nodota attiecīgajam darbiniekam tajā;

- tas tiek darīts īstajā laikā;

- forma, kādā informācija tiek sniegta, ir pietiekami vienkārša un saprotama.

Ja mēs apkopojam visu iepriekš minēto,apgalvot, ka biznesa process ir informācijas plūsma, kas atbild uz trim jautājumiem: ko, kur un kad. Lai nodrošinātu, ka darbs tiek veikts vienmērīgi un nepārtraukti, ir jānosaka tā komponenti. Šajā gadījumā netiks dublēti uzdevumi, nav izpildītāja vai dīkstāves laika.

Kad biznesa process ir skaidri definēts, katrsdarbinieks vairs nav neaizstājams. Atcerieties, cik reizes jums bija jāgaida kāds no kolēģiem, lai pamestu slimnīcu (vai atgrieztos no atvaļinājuma); Jūsu prombūtnē darbā, tālrunis burtiski nepārtrauc zvanīšanu, un visi cenšas saprast, ko un kā jūs darāt. Un, ja jūs reaģējāt uz vadības pieprasījumu un sniedziet diezgan detalizētu biznesa procesu aprakstu, tad varat mierīgi uzmundrināties un atpūsties, un dažreiz vienkārši vakariņot ...

Pievēršoties oficiālajai definīciju valodai, mēs apgalvojam, ka, aprakstot biznesa procesus, uzņēmums nosaka šādus mērķus:

• izprast darbības organizācijas vispārējo struktūru un noteikt tās attīstības dinamiku;
• Identificēt pašreizējās problēmas un iespējas tās pārvarēt;
• izveidot mērķu un uzdevumu sistēmu, kas ir saprotama visiem dalībniekiem (izstrādātājiem, lietotājiem, klientiem utt.);
• formulēt nepieciešamās programmatūras prasības.

Protams, pats biznesa procesu aprakstsnerada nekādas intereses. Bet šeit, lai veiktu reinženieri, tas ir vissvarīgākais uzdevums. Tikai pēc izpratnes par informācijas plūsmu plūsmas struktūru, savstarpējām attiecībām un veidiem var runāt par gan paša uzņēmuma, gan tās atsevišķo vienību semantiskās slodzes pārdomu. Taču reorganizācija jāveic, lai sasniegtu noteiktu mērķi: uzlabot klientu apkalpošanas kvalitāti; samazināt izmaksas; piešķirot lielāku brīvību lēmumu pieņēmējiem izpildītājiem (samazinot darba izpildes termiņus) utt.

Vienkārša klasifikācija

Visbiežāk ir nepieciešams aprakstīt informācijuUzņēmējdarbības procesi parādās uzņēmumos ar funkcionāli orientētu struktūru. Fakts ir tāds, ka dažādu departamentu mērķi un uzdevumi var pretrunā viens otram. Tas novedīs ne tikai uz uzņēmuma rentabilitātes samazināšanos, bet arī uz konkurētspējas samazināšanos.

Moderna pieeja vadībai arvien vairākprocesa raksturs. Viss darbs tiek uzskatīts par noteiktu procesu kopumu (katrs no tiem sastāv no vienas vai vairākām vienkāršām darbībām). Šīs pieejas formalizēšanai un standartizācijai tiek pieņemtas šādas procesu kategorijas (klasifikācija notiek saistībā ar produkta pievienoto vērtību):

• galvenie ir tie, ar kuriem uzņēmums saņem ienākumus: ražošana, tirdzniecība, piegāde;
• vadītāji - tie, kas izvirza mērķus un mērķus vienībām un konkrētiem izpildītājiem;
• Atbalsts - tie, kas nodrošinaresursu ražošana, bet tie nepalielina galaprodukta vērtību: personāla apmācība un atlase, finansiāls atbalsts, tiesiskā drošība utt.

Papildus jau minētai neatkarībai no cilvēka faktora un vienkāršota jauno darbinieku pielāgošanās biznesa procesu apraksts ļauj efektīvāk vadīt uzņēmuma darbības izmaksas.

Īpašības

Tagad kļūst skaidrs, ka vadībaiuzņēmumam ir nepieciešams ne tikai identificēt savstarpēji saistītās informācijas plūsmas, bet arī skaidri aprakstīt visas darbības. Tā kā mēs jau zinām, ka biznesa procesu - ir daļa no kopējā darba, kas iet no vienas personas uz otru (jūsu funkcionālajā vienībā, vai ne - nav nozīmes), tad pāriet uz to, ka viss šajā pasaulē var būt vienota. Un profesionālā darbība - vēl jo vairāk.

Neatkarīgi no darbības jomas, katru uzņēmējdarbības procesu var raksturot ar vienādām pazīmēm.

- robeža ir vienkāršas darbības sākums un beigas.

- īpašnieks ir uzņēmuma darbinieks, kurš to nedarair tikai vajadzīgie resursi darbam, bet arī plāno, analizē un pārvalda procesu; un pats galvenais - ir atbildīgs par rezultātu.

- Ievads - informācijas paziņojums, kas saņemts jebkurā uzņēmumā pieņemtā veidā, kas nosaka vajadzību pēc informācijas un atzīmē procesa sākumu.

- produkcija - produkta informācija vai materiāla daļa, ko klientam patērē ārpus līguma puses.

- Izpildītājs - uzņēmuma darbinieki, kas iesaistīti vienā procesā.

- Resursi - materiāls vai aktivitātes informāciju, kas nemaina darbības laikā (un tikai kalpo, lai pārveidotu ievades informāciju galaproduktā).

- Kvalitātes kontrole - nozaru vai iekšējie (ņemot vērā uzņēmuma vadību) rādītāji, kas ļauj noteikt darba efektivitāti.

Obligāta elementāru procesu izvēle

Protams, ne katram uzņēmumam ir nepieciešams biznesa procesu apraksts. Tomēr ir vairāki gadījumi, kad bez šī apnicīgā nodarbošanās nevaru iztikt. Nosaucam galveno:

• Uzņēmuma darbība ir automatizēta. Šajā gadījumā biznesa procesa diagramma klienta vajadzības tiek pārtulkota valodā, kuru programmētājs saprot.
• Uzņēmuma darbības uzlabošana. Ne tikai iekārtu un tehnoloģiju modernizācija palīdz uzlabot galaproduktu; biznesa procesu optimizācija dod iespēju identificēt visas darba stiprās un vājās puses un pieņemt atbilstošus vadības lēmumus.
• Organizācijas sertifikācija saskaņā ar starptautiskiem standartiem (ISO). Visiem darbiniekiem ir izveidota vienota kvalitātes vadības sistēma.

Kā klientam sniegt aprakstu

Biznesa procesu modelēšana prasa katra elementa aprakstu. Kā to var organizēt nesāpīgi? Pasaules praksē ir pieņemtas trīs galvenās metodes: tekstu, grafiku un tabulu.

Teksta apraksts par visu darba gaituvienkāršā un saprotamā secībā. Veidlapa un saturs var būt gan bezmaksas (ja starptautiskie vai nozares standarti vēl nav izstrādāti), gan reglamentētie dokumenti. Piemēram: pārdošanas departaments plānošanas departamentam pārskaita dokumentācijas par periodu; Plānošanas departamenta darbinieki veic analītisko darbu, lai noteiktu pārdošanas dinamiku un nepieciešamību veikt ražošanas korekcijas; plānošanas departamenta iegūtais rezultāts tiek nodots mārketinga nodaļai, kurā tiek analizēti pārdošanas pieauguma (krituma) iemesli un tā tālāk.

Iespējama biznesa procesu grafiskā shēmavizualizēt analītiskā darba rezultātus. Nevajag atgādināt, ka informācijas vizuālā uztvere ir visefektīvākā. Tāpēc visa veida diagrammas un diagrammas dod mums iespēju ātri saprast, kas notiek, un atrast pareizo risinājumu.

Šajos gadījumos, kad galvenais uzdevumsReformēšanas darbības - biznesa procesu optimizācija, ir vērts izmantot to apraksta tabulas formu. Ar to palīdzību ir vieglāk saprast darbību secību un informācijas plūsmu virzienus. Tipiskajā tabulā ir ne tikai personāla vienības funkcijas apraksts, bet arī ienākošo un izejošo dokumentu grafiki, izpildītājs (jūs varat norādīt gan visu vienību, gan konkrētu darbinieku) un tā tālāk.

Kā pareizi raksturot biznesa procesu

Nepietiek tikai veikt biznesa procesu analīzi. Vissvarīgākais šajā jautājumā ir pareizība, bet vienlaikus arī apraksta vienkāršība. Pirmkārt, skaidri jānorāda viena procesa nosaukums. Tas palīdzēs izprast tā galvenās iezīmes, ieviešanas loģiku un vietu kopējā ražošanas procesa ķēdē.

Nākamais norādiet, kāda ievades informācijanepieciešams pareizai uzdevuma izpildes, kā arī sarakstu ar resursu nodrošināšanu. Ierakstītais secība vienkāršas operācijas, no kurām šis process nebūs garām un neaizmirstiet neko.

Biznesa procesu modelēšanu nevar bez tānenorādot procesa īpašnieku un sistēmas īstenošanas uzraudzību. Šim nolūkam ir jāņem vērā normatīvie termiņi darbam aprakstā un jāatspoguļo dokumenti, kas tiek pārsūtīti uz nākamo saiti. Ja vienkāršot, tad aprakstam jābūt šādam: "... pēc pārskata perioda pārdošanas analīzes veikšanas plānošanas departamenta darbinieks aizpilda izveidoto veidlapu (tabulu), kas tiek nodota tirdzniecības nodaļai ..."

Vienkāršota ražošanas procesu apraksta shēma

Rakstot aprakstu, visbiežāk darbiniekisaskaras ar faktu, ka viņi nezina, kā mutiski nodot sava darba saturu. Lai padarītu biznesa procesu sistēmu skaidru un strukturētu, varat izveidot piezīmi. Tas atspoguļo tos jautājumus, par kuriem ir nepieciešams sniegt skaidru un maksimāli detalizētu atbildi. Tātad, kādi ir šie jautājumi?

• Ko? Apraksta, kāds tieši tiek darīts šajā operācijā.
• Kāpēc Nosūta operācijas mērķi.
• Kad? Nosaka, kas uzsāk izpildi.
• Kas? Viņš aicina konkrētus izpildītājus.
• Kā? Norāda nepieciešamos resursus.

Tas liecina par biznesa procesu attīstībuvar izmantot visas apraksta metodes. Tādējādi mēs saņemsim vissīkāko darba izpildes shēmu. Grafiskā versija atklās funkcionālo vienību savstarpējo saistību, un tabula un teksts nodod katras operācijas saturu. Diemžēl biznesa procesu automatizācija nav iespējama bez šī laikietilpīgā priekšdarba.

Kā savākt informāciju

Praksē daudzi veidi, kāiegūt nepieciešamo informāciju. Pirmkārt, jums jāanalizē normatīvie dokumenti, kas vada uzņēmuma darbiniekus. Tad personiskās intervijas jāuzsāk katram tiešajam izpildītājam, lai aprakstītu viņa darba saturu. Turklāt, lai noskaidrotu un precizētu strīdīgos jautājumus, analītiķu konsultantiem būtu jāizmanto biznesa procesu attīstības novērojumi.

Ja mēs vispusīgi izmantojam uzdevumu, biznesa procesu automatizācija nešķiet tik garlaicīga un bezjēdzīga.

Darba grupa

Un tomēr, ja uzņēmuma galvenais uzdevums -biznesa procesu automatizācija, un vadība neplāno iesaistīt ārējos konsultāciju uzņēmumus, rodas jautājums: "Kur sākt?" Pirmkārt, no uzņēmuma darbiniekiem ir izveidota darba grupa. Vēlams, lai darba grupas locekļiem būtu teicamas analītiskās prasmes un spēja klausīties. Galu galā, kā jau tika minēts, lielākā daļa darba ir personiskās intervijas ar biznesa procesu izpildītājiem.

Tad jums ir nepieciešams izveidot reālu attēlusistēmas darbība. Tā kā pirms modernizācijas uzņēmums strādāja un gūst peļņu, iespējams, nav nepieciešams runāt par perfektu pārstrukturēšanu. Tāpēc, optimizācijas laikā, ir jānosaka informācijas plūsmas sistēma un virzieni.

Ko aprakstu veido

Lai izvairītos no neskaidrībām unneatbilstības biznesa procesu aprakstā, eksperti iesaka izmantot procesu kartes. Tie ir standartizēti dokumenti, kas ļauj apvienot visas darbības neatkarīgi no izpildītāja sfēras un aprakstītās darbības sarežģītības.

Jebkuru aprakstu var sadalīt šādos komponentos:

• vienota procesa forma (visbiežāk tabula);
• biznesa procesu karte (to var attēlot jebkurā formā - teksta aprakstu, grafisko objektu vai tabulu);
• maršruti (ienākošās un izejošās informācijas plūsmas, resursi un finanses);
• dažādu biznesa procesu matricas (dažādu procesu mijiedarbības tabula, kas ļauj identificēt galvenās un sekundārās plūsmas un darbības);
• blokshēma (algoritms biznesa procesa izpildei);
• paplašināts teksta apraksts;
• Dokumentācija (dokumentu izstrāde, kas apstiprina procesa īstenošanu);
• biznesa procesu rādītāju identificēšana (īpašību un rādītāju meklēšana, ar kuru palīdzību iespējams kontrolēt ne tikai īstenošanas gaitu, bet arī kvalitāti);
• noteikumi (vienkārši, darba apraksts).

Rādītāji

Kā vairākkārt atzīmēts, jebkurš processir kaut kas izmērīts. Tas vispirms ir nepieciešams, lai novērtētu visu uzņēmuma darbību efektivitāti. Lielākā daļa ekspertu iesaka pārbaudīt biznesa procesus četriem rādītājiem: laiks, izmaksas, kvalitāte un kvantitāte.

Bet biznesa procesu modeļi ir dinamiski undažādi. Tāpēc bieži vien nepietiek, lai novērtētu tikai darba ātrumu; ir jāņem vērā gan darba apstākļi, gan uzņēmuma infrastruktūra. Turklāt praktiski visas nozares nevar pastāvēt bez piegādātājiem, finansēm, loģistikas un partneriem. Tie ir arī izmērāmi rādītāji.

Un, protams, mēs nedrīkstam aizmirst par informāciju un cilvēcisko faktoru. Jo augstāks ir speciālistu apmācības līmenis, jo mazāk laika būs nepieciešams, lai iepazītos ar instrukcijām un ienākošo informāciju.

Lielākās daļas modelēšanas metodoloģijas pamatāTagad ir noteikti strukturālās analīzes un dizaina principi (SADT - strukturēta analīze un projektēšanas tehnika), kā arī dažas algoritmiskās valodas. Varat runāt par vairāku biznesa procesu analīzes pamatmodeli:

- Biznesa procesu modelēšana - patiesībā, modelēšana - atklāj uzņēmuma pastāvēšanas funkcionālo pusi.

- Darba plūsmas modelēšana - apraksta darba plūsmas un ir līdzīga plūsmas diagrammu sastādīšanai.

- datu plūsmas modelēšana - atšķirībā no iepriekšējā, apraksta datu plūsmu (informāciju); ir paredzēts, lai apkopotu darbību secību.

Šūhartes-Deminga cikls

Lielie biznesa procesi (1C ļauj atlasīt tosno vispārējā saraksta) ieteicams aprakstīt atsevišķā dokumentā, ko sauc par "Darba grafiku". Viss, kas ir mazāk nozīmīgs vai sastāv no neliela skaita vienkāršu darbību, parasti aprakstīts amata aprakstos.

Izstrādājot noteikumus, ir jāņem vērāuzņēmuma darbības nepārtrauktas uzlabošanas cikla apstākļi (Shuhart-Deminga modelis). Tās noteikumi nosaka, ka optimizācija un uzlabojumi ir nebeidzami procesi. Tas ir, uzņēmuma vadībā ir noteikts slēgts cikls, kas sastāv no šādiem vadības lēmumiem: plānošana, izpilde, kontrole, korekcija.

Izstrādājot noteikumus, jāņem vērā principi, kas nodrošina Shuhart-Deming modeļa atbilstību:

1. Plānoto rādītāju aprēķins nākamajam periodam.
2. Noviržu dinamikas analīze un iespējamo cēloņu dokumentēšana.
3. Korektīvo darbību noteikšana un to efektivitātes analīze.

Modeļa izstrāde jāveic 2009. Gadāsaskaņā ar uzņēmējdarbības noteikumiem. Parasti likumdošanas bāze valstij, kuras teritorijā uzņēmums darbojas, darbojas kā vispārpieņemti noteikumi. Modeļa otrais pamats ir uzņēmuma korporatīvā politika.

Kvalitātes vadības sistēmas ieviešana ir nepieciešamarūpēties par attīstību un saskaņot biznesa procesu. Kā minēts iepriekš šajā rakstā - ne vienmēr ir uzņēmuma darbinieki izprot sākās nozīme modernizācijas. Liekas, lai katram darbiniekam ir svarīgi izveidot efektīvu modeli biznesa procesu - uzdevumu augstākās vadības.

Galu galā, tas ir precīzi noregulēts un rūpīgi izstrādātssistēma ne tikai atvieglos uzņēmuma sertifikātu atbilstību starptautiskajiem kvalitātes standartiem ISO 9001: 2008, bet arī būtiski uzlabos katra darbinieka darba efektivitāti.

Abi šie faktori liek uzņēmumam palielināt konkurētspēju tirgū, kas savukārt pozitīvi ietekmē gan ieguldītājus, gan klientus.